08 เม.ย. Fulfillment คืออะไร ช่วยธุรกิจออนไลน์อย่างไรบ้าง
หากคุณเป็นเจ้าของกิจการธุรกิจออนไลน์ เคยประสบปัญหาเหล่านี้หรือไม่… จัดการออเดอร์ไม่ทันยามที่คำสั่งซื้อล้นหลาม หรือ คลังสินค้าดูไม่เป็นระเบียบ จนอาจเกิดปัญหายิบย่อยตามมาระหว่างทำธุรกิจ คงเป็นเรื่องชวนปวดหัวไม่น้อยในฐานะคนทำงาน แต่ในยุคสมัยที่ AI และซอฟต์แวร์กำลังเฟื่องฟูนี้ ยังมีหนึ่งในระบบตัวช่วยจัดการธุรกิจที่น่าสนใจไม่น้อย “Fulfillment” ระบบหลังบ้านออนไลน์ที่จะทำให้เรื่องยุ่งเหยิงนั้นง่ายขึ้น
Fulfillment คืออะไร ?
“Fulfillment” หรือสามารถเรียกได้อีกอย่างว่า “Order Fulfillment” ซึ่งหากแปลตรงตัวก็คือ “ตัวช่วยจัดการออเดอร์” เป็นบริการหรือระบบหลังบ้านแบบออนไลน์ที่ออกแบบมาเพื่อจัดการคำสั่งซื้อแบบอัตโนมัติ รวมถึงจัดระบบสินค้าในคลัง มักใช้งานสำหรับธุรกิจอีคอมเมิร์ซ (E-Commerce) โดยมีระบบที่จะจัดการคำสั่งซื้อ ตั้งแต่ขั้นตอนแรกเริ่ม รับออเดอร์เข้าสู่ระบบของร้านค้า ประมวลผล จัดเก็บสินค้า เช็คสต๊อกคงเหลือ เลือกหยิบสินค้าในคลัง การแพ็คและจัดส่งสินค้า ตลอดจนขั้นตอนหลังจัดส่งที่อาจเกิดกรณีจัดส่งไม่สำเร็จ มีการคืนสินค้า ระบบ Fulfillment ก็สามารถช่วยเราจัดการได้ทั้งหมด เข้าใจง่าย ๆ ว่า นี่เป็นระบบและบริการช่วยจัดการคำสั่งซื้อและสินค้าแบบ one-stop service เลยก็ว่าได้ ช่วยจัดระบบร้านให้เป็นระเบียบและง่ายต่อการบริหารธุรกิจอย่างมาก
ความสำคัญของ Fulfillment
ระบบ Fulfillment จึงนับว่าเป็นตัวช่วยจัดระบบระเบียบคำสั่งซื้อและจัดการคลังสินค้าของร้านให้เป็นลำดับขั้นตอน เจ้าของร้านสามารถเข้าไปตรวจเช็คได้ง่ายและลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดจาก Human Error ที่สำคัญ ระบบนี้สามารถดำเนินการได้อย่างอัตโนมัติตามคำสั่งและตัวแปรที่ถูกตั้งค่าเอาไว้ รวมถึงข้อมูลสินค้าที่ถูกเซ็ตเอาไว้ในระบบ นอกจากจะเพิ่มความสะดวก รวดเร็วและเป็นมืออาชีพให้กับร้านค้าออนไลน์ ก็ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายในการจ้างทรัพยากรบุคคลที่ไม่จำเป็นลงได้ อาจไม่ต้องมีพนักงานจำนวนมากคอยตรวจนับคลังสินค้าหรืออยู่สแตนด์บายรับออเดอร์เสมอไป และยังช่วยให้การจัดการออเดอร์เป็นไปอย่างรวดเร็ว แม่นยำมากขึ้นกว่าเดิม
หลักการทำงานของ Fulfillment
รับสินค้า
สินค้าทุกชิ้นที่ผ่านขั้นตอนการตรวจนับมาแล้วและถูกจัดเก็บเข้าคลังสินค้า จะมีการแปะป้ายบาร์โค้ดหรือป้ายลาเบล เพื่อให้สะดวกต่อการจัดส่งและลำดับสินค้าในคลังที่มาก่อนหรือหลัง ช่วยให้ร้านสามารถนับสต๊อกได้แบบเรียลไทม์ และยังช่วยให้ร้านค้ารันออเดอร์ได้อย่างคล่องแคล่ว
ตรวจสอบจำนวนสินค้า
เมื่อมีสินค้าอยู่ในคลังและมีป้ายลาเบลกำกับอยู่เป็นรายชิ้น จะทำให้ระบบหลังบ้านสามารถตรวจนับสินค้าได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ ยังสามารถแสดงจำนวนสินค้าคงเหลือในคลังได้แบบเรียลไทม์อีกด้วย
เก็บสินค้า
การจัดเก็บสินค้าจะถูกลำดับก่อนและหลัง ตามลำดับเวลาที่สินค้าถูกจัดเก็บเข้าคลังผ่านการแปะโค้ดหรือป้ายลาเบล ฉะนั้นเมื่อไหร่ที่มีคำสั่งซื้อสินค้านั้น ๆ เข้ามา ระบบ Fulfillment ก็จะทำการเลือกหยิบสินค้าที่มาก่อนส่งออกก่อน เรียกว่าเป็นระบบ First In First Out (FIFO) เพื่อป้องกันไม่ให้สินค้าเสื่อมสภาพหรือหมดอายุก่อนกำหนด
แพ็คสินค้า
เมื่อระบบ Fulfillment ได้รับคำสั่งซื้อเข้ามา ระบบก็จะผ่านกระบวนการประมวลผล เลือกสินค้าตาม SKU ที่มีในสต๊อก เลือกหยิบสินค้าตามลำดับก่อนหลังอิงตามข้อมูลบนระบบ แล้วจึงส่งต่อไปยังพนักงานคลังที่จะคอยแพ็คสินค้าเพื่อเตรียมจัดส่ง การแพ็คสินค้าจะต้องหุ้มห่อพัสดุแบบใด จะขึ้นอยู่กับสินค้าชนิดที่ต่างกัน เป็นไปตามวัสดุอุปกรณ์ที่ร้านค้าเลือกใช้
จัดส่งสินค้า : เมื่อการแพ็คสินค้าเสร็จสิ้น สินค้าจะถูกส่งต่อไปยังบริษัทขนส่งที่ขึ้นตรงกับคำสั่งซื้อผ่านช่องทางอีคอมเมิร์ซนั้น ๆ เช่น จาก Shopee อาจถูกส่งผ่าน Shopee Express หรือบริษัทเอกชนอื่น ๆ จาก Line Shopping อาจขึ้นอยู่กับบริษัทขนส่งที่ทางร้านค้าเป็นคนกำหนดเอง ซึ่งหมายเลขติดตามพัสดุจะถูกแจ้งให้กับลูกค้าผ่านช่องทางอีคอมเมิร์ซที่ให้บริการ
จุดเด่นของ Fulfillment ที่ควรรู้
ประหยัดเวลามากขึ้น : เนื่องจากระบบนี้สามารถทำงานอัตโนมัติได้เอง เจ้าของร้านจึงไม่จำเป็นต้องสแตนด์บายรอรับออเดอร์อยู่ตลอด ไม่ต้องเสียเวลาจัดลำดับคำสั่งซื้อ ไม่ต้องนับออเดอร์ด้วยตัวเอง จัดการคลังสินค้า คล้ายกับมีซอฟต์แวร์ผู้ช่วยในการจัดสรรขั้นตอนเกือบทั้งหมด ซึ่งช่วยประหยัดเวลาในการทำงานไปได้อย่างมหาศาล เจ้าของร้านหรือพนักงานเพียงแค่ตรวจสอบกับระบบและบริการ fulfillment เพื่อตรวจทานคำสั่งซื้อ แพ็คสินค้าและจัดต่อให้กับบริษัทขนส่ง
รองรับรายการสั่งซื้อที่มากขึ้น : การจัดการคำสั่งซื้อและคลังสินค้าด้วยแรงงานมนุษย์ อาจมีข้อจำกัดเรื่องเวลาและพลังงาน การนำระบบ Fulfillment มาใช้ช่วยจัดสรรออเดอร์จะสามารถรองรับคำสั่งซื้อที่มากขึ้นและสามารถทำงานได้ในทุกช่วงเวลาตลอด 24 ชั่วโมง ไม่ว่าลูกค้าจะสั่งซื้อสินค้าเวลาใดก็ตาม แม้ขณะที่เจ้าของร้านหรือพนักงานไม่สะดวกมารับหรือจัดการออเดอร์ด้วยตัวเอง ระบบนี้ก็จะช่วยรับคำสั่งซื้อ บันทึกและประมวลผลให้แทน
ลดปัญหาเรื่องพนักงาน : แม้ระบบ AI และซอฟต์แวร์จะเข้ามามีบทบาทมากในการทำธุรกิจยุคนี้ แต่ก็ยังมีหลายตำแหน่งที่ปัญญาประดิษฐ์ไม่สามารถทดแทนได้และบริษัทยังจำเป็นต้องจ้างพนักงานอยู่ จึงมีอีกหนึ่งปัญหาที่เจ้าของธุรกิจไม่อาจเลี่ยงได้ นั่นก็คือ ปัญหาที่อาจเกิดจากพนักงาน เช่น พนักงานไม่เพียงพอ หากเกิดกรณีพนักงานลาหรือป่วย อาจไม่มีพนักงานทดแทนได้ทันที รวมถึงปัญหาเรื่องค่าใช้จ่ายในการจัดจ้างพนักงาน ฉะนั้นระบบ Fulfillment จึงสามารถช่วยให้ธุรกิจดำเนินไปได้อย่างไม่ติดขัด
ความเป็นระบบระเบียบ : เรียกว่าเป็นข้อดีของซอฟต์แวร์อัตโนมัติที่ถูกออกแบบมาให้ทำงานเป็นลำดับขั้นตอน ระบบ Fulfillment จึงมีความสามารถเฉพาะโดดเด่นที่จะช่วยจัดการสินค้าตั้งแต่เข้าคลัง เวลาที่มีคำสั่งซื้อเข้ามาได้อย่างเป็นระบบระเบียบ มีการบันทึกข้อมูลหลังบ้านที่เราสามารถตรวจสอบได้อยู่เสมอ แม้จะเป็นระบบและบริการที่ยังต้องทำงานร่วมกับมนุษย์ ยังคงช่วยให้การจัดสรรออเดอร์ของร้านเป็นไปอย่างมีระบบมากที่สุด
ลดข้อผิดพลาดในการทำงาน : ปฏิเสธไม่ได้ว่าระบบจัดการออเดอร์ Fulfillment มาเพื่อช่วยลดความเสี่ยงการเกิดข้อผิดพลาดจากทรัพยากรมนุษย์ เช่น รับออเดอร์ตกหล่น บันทึกคำสั่งซื้อผิดพลาด จัดส่งสินค้าซ้ำกันหรือผิดรูปแบบ นับสต๊อกสินค้าผิดพลาดจนสินค้าขาดคลัง เป็นต้น ซึ่งข้อผิดพลาดเหล่านี้ เรียกว่า “Human Error” เป็นสิ่งที่สามารถเกิดขึ้นได้เสมอจากการทำงานโดยมนุษย์ หากไม่มีความเชี่ยวชาญหรือไม่รอบคอบมากพอ ฉะนั้น ระบบนี้จึงสามารถช่วยลดปัญหาและข้อผิดพลาดที่อาจเกิดได้ระหว่างการทำงาน
ระบบ Fulfillment จึงนับว่าเป็นตัวช่วยทางธุรกิจที่เข้ามาเพิ่มความสะดวกรวดเร็วให้กับคลังสินค้าและการจัดการคำสั่งซื้อ ที่สำคัญยังช่วยเพิ่มความเป็นมืออาชีพให้กับธุรกิจ ช่วยให้เราสามารถบริการลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ เหมือนกับ กระดาษความร้อนและสติ๊กเกอร์ความร้อนจาก ATCO นับว่าเป็นอีกตัวช่วยอยู่คู่ธุรกิจออนไลน์ ที่ไม่ได้เป็นแค่กระดาษหนึ่งแผ่นธรรมดา แต่ยังช่วยให้ร้านค้าสามารถจัดการบิลใบเสร็จ ตลอดจนใบปะหน้าพัสดุได้อย่างมืออาชีพ รวมถึงรองรับความคิดการตลาดเชิงสร้างสรรค์ได้อีกด้วย
