24 ก.ย. เผยเทคนิค สต๊อกสินค้าให้แม่นยำและเป็นระบบมากขึ้น
ในโลกของธุรกิจค้าขายหรือแม้แต่การจำหน่ายสินค้าออนไลน์ การจัดทำสต๊อกสินค้าถือเป็นสิ่งที่ต้องมาคู่กัน เพราะไม่เพียงแต่เป็นสิ่งสำคัญแต่การมีสต๊อกจะช่วยให้ธุรกิจค้าขายดำเนินไปได้ง่ายและสะดวกมากขึ้น กลับกัน หากร้านค้าไหนไม่มีการจัดสต๊อกสินค้าเลย ก็อาจทำให้พลาดบางสิ่งคำนวณต้นทุนผิดไปบางจุด สิ่งนี้เองที่อาจส่งผลกระทบต่อกำไรและเงินทุนหมุนเวียนในระยะยาวได้ แต่สำหรับพ่อค้าแม่ค้ามือใหม่ หลายคนอาจยังไม่เข้าใจว่าสต๊อกสินค้าคืออะไร ? ทำไมทุกร้านควรมีสต๊อกสินค้า ? บทความนี้มีคำตอบ
การสต๊อกสินค้า คืออะไร
การสต๊อกสินค้า คือ วิธีการจัดเก็บสินค้าหรือวัตถุดิบทั้งที่มาจากเจ้าตัวผลิตเองและการนำเข้าหรือรับเข้ามาจากต่างประเทศ ซึ่งสต๊อกอาจเป็นได้ทั้งสินค้าที่ถูกผลิตมาพร้อมส่งหรือวัตถุดิบที่รอเข้ากระบวนการผลิตเป็นสินค้าอีกที การสต๊อกสินค้านี้เป็นสิ่งสำคัญและเป็นประโยชน์อย่างมากสำหรับร้านค้า เนื่องจาก การทำสต๊อกสินค้าจะทำให้ร้านมีสินค้าเพียงพอต่อการขายอยู่เสมอ มีวิธีการจัดเก็บที่มีคุณภาพ และยังสามารถรู้ได้ว่าสินค้าประเภทใดในร้านที่ตรงต่อความต้องการของลูกค้ามากที่สุด ส่งผลให้ลดความเสี่ยงที่จะเกิด Dead Stock หรือสินค้าในคลังมีการตกรุ่นไปไม่ตรงต่อดีมานด์ของลูกค้าในปัจจุบันนั่นเอง
ทำไมถึงต้องให้ความสำคัญกับการสต๊อกสินค้า
การให้ความสำคัญกับการสต๊อกสินค้ามีบทบาทสำคัญในการบริหารจัดการธุรกิจอย่างมาก เพราะช่วยให้มั่นใจได้ว่าธุรกิจของเรามีสินค้าพร้อมจำหน่ายอยู่เสมอ และนี่คือเหตุผลที่ว่า ทำไมถึงต้องให้ความสำคัญกับการสต๊อกสินค้า
ป้องกันสินค้าเน่าเสีย : การค้าขายสินค้า โดยเฉพาะในสินค้าหรือผลิตภัณฑ์ที่ต้องใช้ความสดใหม่ เป็นของที่มีวันหมดอายุและเน่าเสียได้ การทำสต๊อกสินค้าจะช่วยป้องกันไม่ให้สินค้านั้น ๆ หมดอายุลงก่อนจำหน่ายออกไปและป้องกันไม่ให้สินค้าเน่าเสียขณะอยู่ในคลังสินค้า เพราะพ่อค้าแม่ค้าอาจหลงลืมหรือพลาดในการเช็กสินค้าได้ การจัดทำสต๊อกจะช่วยบอกวันที่รับเข้ามาและจำนวนที่ยังคงเหลือ สามารถบอกอายุสินค้าที่คงมาตรฐานตั้งแต่วันที่ผลิต รวมถึงช่วยเตือนความจำว่าสินค้านั้น ๆ กำลังมีมาตรฐานความสดใหม่อยู่หรือไม่ และช่วยให้เราสามารถหาวิธีจัดการกับสินค้าหรือผลิตภัณฑ์ที่อาจเสื่อมอายุก่อนจำหน่ายหมดได้ด้วยนั่นเอง นอกจากจะช่วยรักษามาตรฐานของผลิตภัณฑ์ให้สดใหม่ไม่เน่าเสียซะก่อน ยังช่วยคงคุณภาพสินค้าให้ดีเยี่ยมไปจนถึงมือลูกค้าได้อีกด้วย
ป้องกัน Dead Stock : การจัดทำสต๊อกสินค้า ยังช่วยให้เรารับรู้ถึงความต้องการของลูกค้าที่มีต่อสินค้าชิ้นนั้น ๆ ได้ ส่งผลให้เราสามารถรับรู้ว่าสินค้าตัวไหนที่ได้รับความสนใจเป็นพิเศษและสามารถขายทำกำไรได้อย่างต่อเนื่อง หรือสินค้าชนิดใดที่อาจไม่ตรงกลุ่มเป้าหมายและทำกำไรได้น้อยกว่า ร้านก็สามารถเลือกสินค้าที่ตอบโจทย์มาสต๊อกในคลังในปริมาณที่มากและอาจเลือกลดการสต๊อกสินค้าชนิดอื่นในปริมาณที่น้อยลง เพื่อลดความเสี่ยงต่อการเกิด “Dead Stock” หรือ สินค้าที่มีเกิดตกรุ่น ขายไม่ได้ ไม่ตรงความต้องการของลูกค้า วิธีนี้จึงช่วยลดความเสี่ยงที่อาจเกิดกับทั้งต้นทุนและผลกำไรของร้านค้าในอนาคตได้อย่างมหาศาล
ลดค่าใช้จ่าย : ในกรณีที่ร้านค้าไม่จัดทำสต๊อกสินค้าเลย อาจพบกับปัญหาสินค้าคงคลังหรือสินค้าเหลือค้างเป็นเวลานาน เนื่องจากไม่มีการจัดทำสต๊อกสินค้า ร้านก็ไม่สามารถเลือกจัดเก็บสินค้าขายดีที่ตรงต่อความต้องการของลูกค้าได้อย่างเพียงพอ กลับกันในคลังอาจมีสินค้าที่ขายไม่ออกเป็นจำนวนมาก ส่งผลให้เสียค่าใช้จ่ายในการเช่าโกดังหรือคลังสินค้าอย่างไม่จำเป็น การจัดทำสต๊อกสินค้าจึงเป็นอีกหนึ่งวิธีที่จะช่วยลดค่าใช้ที่ไม่จำเป็นเหล่านี้และทำให้ร้านมีจุดคุ้มทุนมากขึ้น
ช่วยเพิ่มกำไรและกระแสเงินสดให้กับธุรกิจ : สต๊อกสินค้าที่ดี เป็นอีกตัวช่วยสำคัญที่จะมาเพิ่มกำไรให้กับยอดขายของร้าน เพราะการจัดทำสต๊อกที่ดี มีประสิทธิภาพ รวมถึงมีการเช็กสต๊อกสินค้าอยู่ตลอดเวลา สามารถทำให้ร้านตระหนักรู้ถึงสินค้าทุกชิ้นว่าอันไหนขายดีอันไหนขายยาก ส่งผลให้การขายลื่นไหลไม่ติดขัด ยอดขายดีทุนไม่จม เป็นผลให้กระแสเงินสดหรือ Cash Flow ไม่ติดลบและอยู่ในเกณฑ์ที่ดีไปจนถึงดีมาก ๆ มีเงินหมุนเวียนในร้านอยู่เสมอ เมื่อการบริหารร้านดี กำไรก็มักดีตามไปด้วยนั่นเอง
3 ประเภทของสต๊อกสินค้า
สต๊อกสินค้าดี คือการจัดเก็บสินค้าที่ถูกผลิตหรือรับเข้ามาแล้วมีการตรวจสอบหรือยืนยันแล้วว่าสินค้านั้น ๆ มีคุณภาพดี มีมาตรฐานและเป็นไปตามมาตรฐานของสินค้าชนิดนั้นที่ควรจะเป็น การจัดทำสินค้าสต๊อกดีนั้นจะช่วยให้เราเช็กจำนวนสินค้าได้ว่าคงเหลือเท่าไหร่นับตั้งแต่วันที่ผลิตหรือรับเข้ามา เช็กได้ว่าสินค้าคุณภาพดีจะมีส่งถึงมือลูกค้าในปริมาณเท่าไหร่ ซึ่งวิธีนี้จะช่วยให้เราสามารถคำนวณต้นทุนและรายได้ได้ดีและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
สต๊อกสินค้าเสีย คือการจัดการสต๊อกสินค้าที่ถูกผลิตหรือรับเข้ามาแล้วพบว่าสินค้านั้นมีคุณภาพไม่ดีหรือต่ำกว่ามาตรฐาน อาจพบปัญหาทั้งจากการจัดส่งและการใช้งาน แม้จะฟังดูไม่ดีนัก แต่การสต๊อกสินค้าเสียจะทำให้ร้านรับรู้ถึงความเสี่ยงต่อสินค้าชนิดนั้น รับมือและจัดการปัญหาที่เกิดจากสินค้าประเภทดังกล่าวได้ดี ส่งผลให้ลดความเสี่ยงต่อการเสียต้นทุน
สต๊อกสินค้ายอดนิยม คือการจัดเก็บสินค้าที่ผลิตหรือรับเข้ามา แล้วได้รับความนิยมเป็นพิเศษ เป็นสินค้าที่อยู่ในกระแสและเป็นที่ต้องการของลูกค้าในช่วงเวลาหนึ่งอย่างมาก การสต๊อกสินค้าประเภทนี้สามารถทำได้ง่ายและยังทำให้ร้านรับรู้อีกว่าสินค้าใดขายดี มียอดขายรายเดือนอยูที่เท่าไหร่ ต้องสต๊อกสินค้ามากน้อยแค่ไหน เพื่อให้เพียงพอต่อความต้องการของลูกค้า ที่สำคัญ การสต๊อกสินค้ายอดนิยมยังช่วยให้ร้านวางแผนสั่งผลิตหรือสั่งซื้อสินค้าชนิดนั้นในปริมาณที่พอเหมาะพอดีกับกระแส ไม่น้อยจนสินค้าขาดสต๊อกและไม่มากไปจนเกิดสินค้าคงคลัง ร้านมีสินค้าพร้อมส่งสอดรับกับกระแสที่กำลังมาแรงและยังเป็นการไม่เสียโอกาสในการเพิ่มยอดขายในช่วงเวลาหนึ่ง
6 เทคนิคเช็กสต๊อกสินค้าให้แม่นยำ ลดความผิดพลาด
จัดสต๊อกให้เป็นหมวดหมู่ : การจัดสต๊อกสินค้าแยกเป็นหมวดหมู่ หรือ Stock Keeping Unit (SKU) เป็นการจัดเรียงสต๊อกสินค้าแบบแยกหมวดหมู่ตามประเภทสินค้า ซึ่งเป็นวิธีสากลที่ร้านค้ามักใช้กันอย่างแพร่หลาย วิธีนี้สามารถทำให้ร้านแยกสินค้าแต่ละชนิดแต่ละแบบออกจากกันได้อย่างชัดเจน ลดการเกิดปัญหาส่งสินค้าผิดพลาดและจัดส่งสินค้าได้แม่นยำขึ้นกว่าเดิม
จัดสต๊อกสินค้าแบบ FIFO : หรือการจัดสต๊อกรูปแบบ First-In First-Out เป็นการจัดทำสต๊อกตามการผลิตหรือรับเข้ามาก่อนหลัง สินค้าใดผลิตหรือรับเข้ามาก่อนก็จะถูกขายออกก่อน และสินค้าใดผลิตหรือรับเข้ามาทีหลังก็จะถูกขายออกไปทีหลัง เป็นวิธีโดยทั่วไปที่เหมาะกับสินค้าที่มีอายุการใช้งานหรืออายุในการบริโภค เพื่อบริหารและควบคุมให้สินค้ามีความสดใหม่และคุณภาพดีอยู่เสมอจนถึงมือลูกค้า
เช็กสต๊อกสินค้าอยู่เสมอ : เทคนิคง่าย ๆ ที่ทำให้ไม่พลาดการทำกำไรให้กับร้าน คือ พ่อค้าแม่ค้าต้องหมั่นเช็กสต๊อกสินค้าอยู่เสมอ ไม่ว่าจะเป็นรายวัน รายสัปดาห์หรือรายเดือน ความถี่ขึ้นอยู่กับยอดขายของร้าน หากสินค้ามีกำลังซื้อจากลูกค้าที่ถี่มาก ก็ควรมีการเช็กสินค้าที่ถี่ตามไปด้วย เพื่อให้ร้านสามารถคำนวณปริมาณการสต๊อกสินค้าในครั้งหน้าและคำนวณรายรับรายจ่ายของร้านได้อย่างแม่นยำ
กำหนดปริมาณขั้นต่ำในสต๊อก : การกำหนดปริมาณขั้นต่ำในสต๊อกจะช่วยให้ร้านสามารถสั่งซื้อสินค้าหรือสั่งผลิตสินค้าเป็นที่ต้องการเหล่านั้นเพิ่มได้อย่างทันท่วงที นอกจากจะเป็นการป้องกันไม่ให้เกิดสินค้าขาดช่วงหรือไม่พอจำหน่าย ก็ยังป้องกันไม่ให้เกิดการเสียโอกาสสร้างรายได้อีกด้วย
วางแผนการจัดซื้อ : เมื่อจัดทำสต๊อกสินค้าแล้ว ร้านก็จะสามารถรับรู้ได้ว่าสินค้าแต่ละชนิดเป็นที่ต้องการมากน้อยแค่ไหน ลำดับถัดมาร้านจะต้องใช้ข้อมูลอันเป็นประโยชน์มาวางแผนการจัดซื้อตามข้อมูลที่ได้จากสต๊อกสินค้า เพื่อจัดการให้สินค้าขายดีจะคงมีสินค้าจำหน่ายเพียงพออยู่ตลอดเวลาและหากสินค้าชนิดใดที่มีความเสี่ยงจะเกิด Dead Stock ก็ต้องลดปริมาณลงหรือหยุดรับซื้อเข้ามาเป็นการชั่วคราวได้
จัดการระบบคลังให้ง่ายต่อการดูแล : การวางระบบคลังหรือระบบหลังบ้านที่ดีย่อมมีชัยไปกว่าครึ่ง เพราะจะช่วยให้บริหารร้านค้าได้สะดวกและลดข้อผิดพลาดได้มาก หากระบบคลังหรือสต๊อกหลังบ้านสามารถจัดการให้เราได้อย่างชาญฉลาด สามารถเช็กสต๊อกสินค้าได้แบบเรียลไทม์ เช็กออเดอร์ลูกค้าได้ตลอดเวลาจากหลายช่องทาง มีฟังก์ชันการใช้งานที่เอื้อต่อการจัดการของผู้เป็นเจ้าของร้าน ตลอดจนประโยชน์ในการมองดูภาพรวมก็ได้หรือภาพอินไซต์ก็ดี ซึ่งทั้งหมดทั้งมวลนี้ คือการวางระบบที่นอกจากจะดีต่อร้านแล้วยังดีต่อการบริหารจัดการให้ง่ายต่อการดูแลอีกด้วย
การจัดการสต๊อกสินค้า นับว่าเป็นสิ่งสำคัญและจำเป็นมากของวงการค้าขายและเปิดร้านค้าออนไลน์ เพราะนอกจากจะทำให้ร้านค้าดูเป็นระบบระเบียบขึ้นแล้ว ยังมีส่วนอย่างมากที่ช่วยให้เหล่าพ่อค้าแม่ค้าบริหารจัดการสินค้าที่จะขายได้อย่างสะดวก มีประสิทธิภาพและแม่นยำยิ่งขึ้นอย่างมากนั่นเอง
แนะนำอ่านต่อ : สารพัดปัญหาที่ร้านค้าออนไลน์แทบทุกร้าน “ต้องเคยเจอ”