19 ม.ค. เช็กลิสต์ 7 สิ่งที่ต้องรู้ก่อนซื้อเครื่องพิมพ์ใบเสร็จให้ตอบโจทย์ธุรกิจ
ปฏิเสธไม่ได้ว่าธุรกิจห้างร้านสมัยนี้ รวมถึงธุรกิจแฟรนไชส์ นิยมใช้เครื่องพิมพ์ใบเสร็จกันเกือบ 100% โดยเฉพาะธุรกิจยุคหลัง ๆ ที่เน้นหยิบจับนวัตกรรมมาเพิ่มความสะดวกสบายให้กับธุรกิจคล่องตัวขึ้น จนปัจจุบัน เครื่องพิมพ์ใบเสร็จมีตัวเลือกที่หลากหลายขึ้นอย่างเห็นได้ชัด แต่แลรูปแบบ แต่ละประเภทก็ล้วนมีข้อดีและเหมาะสมต่อการใช้งานที่ต่างกันออกไป และนี่คือสิ่งที่ผู้ประกอบการหน้าใหม่ควรรู้ไว้ก่อนเลือกซื้อเครื่องพิมพ์ใบเสร็จมารันกิจการ!
เครื่องพิมพ์ใบเสร็จ คืออะไร
เครื่องพิมพ์ใบเสร็จ (Receipt Printer) เป็นอุปกรณ์ที่มีกลไกเหมือนกันกับเครื่องพิมพ์ปกติทั่วไปที่เราพบเจอได้ตามสำนักงานหรือที่ใช้ตามบ้านเรือน แต่สำหรับเครื่องพิมพ์ใบเสร็จมีกลไกที่พิเศษนอกเหนือจากนั้น เพราะถูกออกแบบมาให้ใช้งานกับกระดาษใบเสร็จโดยเฉพาะ ซึ่งกระดาษใบเสร็จมักมีขนาดที่กะทัดรัดและมาในรูปแบบม้วนกระดาษ ใช้ไปกับงานพิมพ์ประเภทใบกำกับภาษีขนาดย่อ ใบเสร็จตามร้านค้าหรือซูเปอร์มาร์เก็ต รวมถึงบิลขนาดเล็กและบัตรจอดรถในปัจจุบัน
ประเภทของเครื่องพิมพ์ใบเสร็จ
1. เครื่องพิมพ์ใบเสร็จแบบเทอร์มอล (Thermal Printer): เครื่องพิมพ์ประเภท Thermal หรือเครื่องพิมพ์แบบใช้ความร้อน เป็นรูปแบบที่ถูกนิยมใช้มากที่สุด ประเภทนี้จะมีกลไกหลักคือการใช้ความร้อนเป็นสื่อกลางในการพิมพ์ข้อความหรือรูปภาพ ใช้งานกับกระดาษความร้อนที่เคลือบด้วยสารเคมีพิเศษมีคุณสมบัติไวต่อความร้อน นอกจากความสามารถในการพิมพ์ได้โดยไม่ต้องใช้หมึก เครื่องพิมพ์ประเภทนี้ยังมีคุณสมบัติที่สามารถพิมพ์ได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว มีเรตราคาที่หลากหลาย มีทั้งแบบพกพาและตั้งโต๊ะ นิยมนำไปใช้งานกับการพิมพ์ใบเสร็จตามร้านสะดวกซื้อ
2. เครื่องพิมพ์ใบเสร็จแบบหัวเข็ม (Dot Matrix Printer): เครื่องพิมพ์ประเภท Dot Matrix เป็นประเภทที่มีการใช้หมึกและมีหัวเข็มในการพิมพ์ข้อความเช่นเดียวกับเครื่องพิมพ์ทั่วไป นิยมใช้งานกับกระดาษใบเสร็จแบบปอนด์ หรือ กระดาษใบเสร็จเคมี 2 – 3 ชั้น เครื่องพิมพ์ประเภทนี้จึงมีคุณสมบัติพิเศษในการพิมพ์ใบเสร็จจริงและสำเนาได้ในคราวเดียว ผ่านการพิมพ์ลงบนกระดาษใบเสร็จเคมี 2 – 3 ชั้น นอกจากนั้น ยังมีคุณสมบัติจัดเก็บได้ยาวนานโดยที่ข้อความบนกระดาษไม่เลือนหายหรือจางลง แต่ถึงจะมีข้อดีมากมาย แต่เครื่องพิมพ์ประเภทนี้ยังคงใช้เวลาพิมพ์นานกว่าประเภท Thermal อยู่มาก ความคล่องตัวในการใช้งานน้อยกว่า และมักนิยมใช้กับห้างร้านหรือห้างสรรพสินค้าขนาดใหญ่ที่ต้องใช้รายการพิมพ์มากนั่นเอง
เช็กลิสต์ 7 สิ่งที่ต้องรู้ก่อนซื้อเครื่องพิมพ์ใบเสร็จ
ชนิดของกระดาษ
ก่อนซื้อเครื่องพิมพ์ใบเสร็จ สิ่งแรกที่ต้องรู้ก่อนนั่นก็คือ เราต้องการใช้งานรูปแบบไหน ต้องการความสะดวกเพียงใด เพื่อจะได้รู้ว่าควรใช้เครื่องพิมพ์ประเภทไหน หากเน้นสะดวก กะทัดรัด พิมพ์ใบเสร็จทั่วไป ควรเลือกกระดาษความร้อนที่จะใช้กับเครื่องพิมพ์ประเภทเทอร์มอล หากเน้นพิมพ์สำเนา ใช้งานกับองค์กรใหญ่ ควรเลือกกระดาษชนิดปอนด์หรือกระดาษใบเสร็จชนิดเคมี 2 – 3 ชั้น เพื่อรองรับการใช้งานกับเครื่องพิมพ์แบบหัวเข็ม
ขนาดของกระดาษ
ตามข้อกำหนดของกรมสรรพากร กระดาษใบเสร็จที่นิยมใช้งานโดยทั่วไปจะมีอยู่ด้วยกัน 2 ขนาด ได้แก่ ขนาดหน้ากว้าง 58 มม. เหมาะกับใบเสร็จขนาดเล็กทั่วไป ที่ไม่เน้นข้อมูลมาก มีรายละเอียดพอสังเขป และ ขนาดหน้ากว้าง 80 มม. เหมาะกับใบเสร็จที่ต้องระบุรายละเอียดมาก ตัวอักษรมาก รองรับการพิมพ์ข้อความที่ละเอียด ครบถ้วน ไม่สามารถตัดทอนได้
ความเร็วในการพิมพ์
เครื่องพิมพ์ใบเสร็จประเภท Thermal จะมีความสามารถในการพิมพ์รวดเร็วกว่าและต่อเนื่องกว่าประเภทหัวเข็ม ฉะนั้นหากต้องการความว่องไว คล่องตัวและต้องการความเร็วในการพิมพ์ต่อครั้ง เพื่อรองรับลูกค้า เช่นอุลตสาหกรรมร้านอาหารและเครื่องดื่ม เครื่องพิมพ์แบบเทอร์มอลจะเหมาะกับการใช้งานกว่ามาก แต่หากต้องการพิมพ์ข้อมูลใบเสร็จเชิงลึกหรือใบเสร็จการเงินที่ต้องระบุรายละเอียดจำนวนมาก โดยไม่กังวลเรื่องความคล่องตัวหรือความไวในการพิมพ์ เครื่องพิมพ์ประเภท Dot Matrix ก็จะตอบโจทย์กับการใช้งานประเภทหลังมากกว่านั่นเอง
รูปแบบการเชื่อมต่อ
อีกหนึ่งวิธีการเลือกเครื่องพิมพ์ใบเสร็จง่าย ๆ คืออิงจากระบบเชื่อมต่อกับเครื่อง POS ที่ใช้งานหลักในร้านค้า ให้อิงว่าเครื่อง POS นั้นเป็นระบบเชื่อมต่อแบบใด แบบใช้สาย USB หรือแบบไร้สาย Bluetooth / Wi-Fi เพื่อสะดวกต่อการเลือกซื้อเครื่องพิมพ์ใบเสร็จให้เหมาะกับเครื่อง POS มากที่สุด
ขนาด และการพกพา
ในร้านค้าที่มีเนื้อที่จำกัด “ขนาด” ถือเป็นสิ่งที่สำคัญมากที่ต้องคำนึงถึง หากร้านค้ากว้างขวางสามารถเลือกจุดแคชเชียร์ได้ ก็สามารถเลือกเครื่องพิมพ์ตั้งโต๊ะขนาดกลางที่สามารถเสียบปลั๊กได้ตลอดเวลา หรือหากร้านค้าที่มีเนื้อที่จำกัดรวมไปถึงร้านค้าที่ตั้งชั่วคราวตามสถานที่ต่าง ๆ เช่น ออกบูธหรือตลาดนัด ก็ควรเลือกเครื่องพิมพ์ขนาดเล็กกะทัดรัดที่สามารถพกพาได้ เพื่อสะดวกและไม่ต้องเชื่องต่อปลั๊กไฟตลอดเวลา
ตัดกระดาษอัตโนมัติ
โดยปกติแล้วเครื่องพิมพ์ใบเสร็จจะมีฟันปลาอยู่ทางออกของกระดาษ คอยช่วยในการฉีกกระดาษออกจากกันอยู่แล้ว แต่ปัจจุบันมีฟังก์ชันการตัดกระดาษอัตโนมัติขึ้นมาใหม่ ซึ่งจะมีใบมีดที่คอยตัดฉับกระดาษให้เราโดยไม่ต้องฉีกเลยเปลืองแรง เครื่องพิมพ์ใบเสร็จที่มีฟังก์ชันนี้ก็จะยิ่งเพิ่มความสะดวกและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น
ราคา
ช่วงราคาของเครื่องพิมพ์ใบเสร็จในปัจจุบันนับว่ามีตัวเลือกที่หลากหลายขึ้นมากทั้งประเภทเทอร์มอลและหัวเข็ม แบบตั้งโต๊ะและพกพา ซึ่งเราสามารถเลือกซื้อตามลักษณะการใช้งาน ระบบ และงบประมาณที่พึงมีได้
ข้อดีของเครื่องพิมพ์ใบเสร็จ
ลดเวลาในการทำธุรกิจและบริการลูกค้า : ด้วยความสามารถที่พิมพ์ใบเสร็จได้อย่างรวดเร็วและสะดวกฉับไว ยิ่งช่วยให้ธุรกิจมีความต่อเนื่องและเป็นมืออาชีพมากขึ้น ย่นระยะเวลาของพนักงานในการบริการลูกค้าได้อีกด้วย
อายุการใช้งานยาวนาน ไม่ต้องเปลี่ยนหรือเติมหมึก : นวัตกรรมที่ใช้เพียงความร้อนในการพิมพ์ นอกจากจะช่วยเซฟต้นทุนในการใช้หมึกแบบเดิมได้ ก็ยังช่วยให้ธุรกิจดำเนินได้ง่ายและสะดวกขึ้น แถมเครื่องพิมพ์ยังดูแลรักษาง่าย มีอายุการใช้งานที่ยืนยาวขึ้นอีกด้วย
มีความคมชัดและคุณภาพสูง ทำให้ข้อมูลและรายการสินค้าดูชัดเจน : เครื่องพิมพ์ความร้อนมีคุณภาพสูง สามารถพิมพ์ตัวอักษรได้อย่างคมชัด ให้รายละเอียดที่ชัดเจน ไม่จางง่าย
มีขนาดเล็กและเบา เคลื่อนที่ง่าย : เครื่องพิมพ์ความร้อนส่วนใหญ่จะมีขนาดกะทัดรัดและใช้งานสะดวก สามารถพกพาได้ มีน้ำหนักเบา
ไม่สร้างเสียงรบกวน : เครื่องพิมพ์ความร้อนจะไม่ส่งเสียงดังระหว่างพิมพ์ใบเสร็จ จึงไม่เป็นการรบกวนทั้งพนักงานและลูกค้า
ไม่มีการใช้หมึกหรือริบบิ้น ลดความยุ่งยากในการบำรุงรักษา : เครื่องพิมพ์ความร้อนจะอาศัยเพียงความร้อนจากหัวพิมพ์ไปทำปฏิกิริยาเคมีกับกระดาษเท่านั้น จึงไม่ต้องใช้หมึกหรือริบบิ้นในการพิมพ์ ทำให้ดูแลรักษาง่าย ไม่อุดตันง่ายเหมือนหัวพิมพ์แบบหมึก
มีพอร์ตหลายรูปแบบ ง่ายในการเชื่อมต่อกับอุปกรณ์ : เครื่องพิมพ์ใบเสร็จปัจจุบันมีฟังก์ชันของพอร์ตเชื่อมต่อกับเครื่อง POS ที่หลากหลาย ทั้งแบบใช้สาย USB หรือไร้สายแบบ Bluetooth และ Wi-Fi
สามารถพิมพ์ใบเสร็จได้ทันที เพิ่มประสิทธิภาพในการให้บริการ : เครื่องพิมพ์ความร้อนสามารถสั่งพิมพ์ใบเสร็จได้ในทันที รวดเร็วและฉับไว ทำให้ไม่ขัดจังหวะการทำงานของพนักงาน เพิ่มการลื่นไหลและต่อเนื่องของการบริการ ทำให้ลูกค้าไม่ต้องรอนาน เพิ่มประสิทธิภาพความเป็นมืออาชีพได้
ในปัจจุบัน กระดาษใบเสร็จความร้อนมีตัวเลือกบนท้องตลาดที่หลากหลาย หนึ่งในนั้นคือ กระดาษความร้อนจาก ATCO ไอเท็มเด็ดตัวช่วยธุรกิจที่มาพร้อมคุณสมบัติครบถ้วน ด้วยกระดาษที่มีคุณภาพสูง วัตถุดิบส่งตรงจากประเทศชั้นนำ มีขนาดมาตรฐานที่นิยมใช้ให้เลือกหลายรูปแบบ สามารถใช้งานกับเครื่องพิมพ์ประเภท Direct Thermal ได้ทุกรุ่น ใบเสร็จที่ได้คงทนยาวนาน ไม่ขาดง่าย เหนียวทนทาน และป้องกันรอยขีดข่วนได้ดี คุณภาพจัดเต็มขนาดนี้มาพร้อมกับราคาที่เป็นมิตร อุตสาหกรรมใหญ่สามารถสั่งผลิตได้ในราคาส่ง! นับว่าเป็นไอเท็มตัวช่วยธุรกิจที่แท้ทรู
เครื่องพิมพ์ใบเสร็จ อีกไอเท็มเด็ดที่เหล่าธุรกิจร้านค้า “จำเป็นต้องมี” เพราะไม่เพียงจะสะดวกสบายคล่องตัวกว่า ก็ยังเพิ่มความเป็นมืออาชีพให้กับธุรกิจอีกด้วย แม้ปัจจุบันจะมีตัวเลือกหลายหลากมากขึ้นจนเลือกไม่ถูก แต่หากเราคำนึงถึงการใช้งาน รู้ว่าต้องใช้ไปกับอะไร เครื่องพิมพ์แต่ละแบบแตกต่างกันในประเด็นไหน ก็จะช่วยให้เราสามารถเลือกเครื่องพิมพ์ที่ใช่และเหมาะกับธุรกิจของเราได้ง่ายยิ่งขึ้น
