ใบกำกับภาษีอย่างย่อ เอกสารสำคัญที่คนทำธุรกิจต้องเข้าใจ

ใบกำกับภาษีอย่างย่อ เอกสารสำคัญที่คนทำธุรกิจต้องเข้าใจ

ใบกำกับภาษีอย่างย่อ เอกสารสำคัญที่คนทำธุรกิจต้องเข้าใจ

“ขอใบกำกับภาษีมาให้ด้วยนะคะ”

เชื่อว่าหลาย ๆ คนคุ้นกับประโยคนี้ดีเมื่อเพื่อน ๆ แผนกเซลล์ขอให้ออกใบกำกับภาษีด้วยทุกครั้งเวลาซื้ออุปกรณ์หรือการบริการอะไรก็ตามที่เกี่ยวข้องกับงานของบริษัท แต่ทว่า ใบกำกับภาษีคืออะไร และมีหน้าที่สำคัญอย่างไรต่อคนทำธุรกิจบ้าง

ในบทความนี้เราจะพาไปรู้จัก ‘ใบกำกับภาษีอย่างย่อ’ เอกสารที่คนทำงานและเจ้าของธุรกิจผ่านมือผ่านตาตลอดชีวิตการทำงานไปพร้อมกัน

‘ใบกำกับภาษีอย่างย่อ’ คืออะไร ?

ก่อนอื่นเรามาเกริ่นนำกันนิดนึงถึงเรื่องของใบกำกับภาษีกันหน่อยดีกว่า เพราะก่อนจะรู้จัก ‘ภาษีฉบับย่อ’ ได้นั้น จำเป็นที่จะต้องทำความเข้าใจกันแบบไว ๆ สักนิดว่าจริง ๆ แล้ว ‘ใบกำกับภาษี’ คืออะไร และมีเอาไว้เพื่อทำอะไร

ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) เป็นเอกสารสำคัญสำหรับร้านค้าหรือธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ที่ต้องทำเพื่อออกให้กับผู้ซื้อสินค้าหรือบริการทุกครั้งที่มีการทำธุรกิจเกิดขึ้น เป็นการแสดงมูลค่าของสินค้า และ ‘ภาษี’ ที่มีการคิดเพิ่มเติมจากตัวสินค้าหรือบริการนั้น ๆ ในส่วนของภาษีมูลค่าเพิ่มจากฝั่งผู้ขายจะเรียกว่า ‘ภาษีขาย’ (Output Vat) แต่สำหรับผู้ใช้บริการที่ขอใบกำกับภาษีจะเรียกว่า ‘ภาษีซื้อ’ (Input Vat)

“แล้วทีนี้ ‘ใบกำกับภาษีฉบับย่อ’ คืออะไร ?”

คือใบกำกับภาษีอีกรูปแบบหนึ่งนอกจาก ‘ภาษีเต็มรูปแบบ’ ที่เป็นเอกสารสำคัญสำหรับสินค้าและการบริการซึ่งมีภาษีมูลค่าเพิ่ม สำหรับกิจการในรูปแบบของ ‘กิจการค้าปลีก’ ที่ออกให้กับผู้ซื้อโดยตรง หรือให้ลูกค้ารายย่อยแก่บุคคลจำนวนมาก สิ่งที่ฉบับย่อแตกต่างจากแบบเต็มก็คือข้อมูลบางอย่างบนหัวใบกำกับภาษีที่ไม่ต้องระบุรายละเอียดแบบเต็ม เช่น ไม่จำเป็นต้องแสดงชื่อของผู้ซื้อ สามารถใช้รหัสแทนชื่อของสินค้า เป็นต้น

“ใครที่สามารถออกใบกำกับภาษีฉบับย่อได้บ้าง ?”

เอกสารหลักฐานการซื้อ-ขายที่สำคัญในรูปแบบนี้ จะต้องเป็นผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มที่ขายสินค้าหรือให้บริการแก่ลูกค้ารายย่อยจำนวนมาก ยกตัวอย่างง่าย ๆ ร้านอาหาร ร้านสะดวกซื้อ หรือธุรกิจค้าปลีก เป็นต้น แต่สำหรับร้านค้าปลีกทั้งหลายสิ่งที่ทุกคนจำเป็นต้องรู้ต่อมาก็คือว่าจะสามารถออกใบกำกับภาษีฉบับย่อได้นั้น จำเป็นที่จะต้องยื่นเรื่องกับ ‘กรมสรรพากร’ โดยมีเงื่อนไขตามข้อข้างล่างนี้

1.ถ้าเป็นผู้ประกอบการในระบบ VAT ที่มีความต้องการใช้เครื่องบันทึกการเก็บเงินสำหรับออกใบภาษีอย่าง
ย่อ จำเป็นที่จะต้องทำเรื่องยื่นขอใช้เครื่องบันทึกการเก็บเงินกับอธิบดีกรมสรรพากร

2.แล้วถ้าหากว่าเป็นเจ้าของกอจการแบบที่มีธุรกิจรูปแบบสาขา ก็จำเป็นที่จะต้องยื่นคำขอกับสรรพากรด้วย

เช็กลิสต์รายการในใบกำกับภาษีอย่างย่อ

เช็กลิสต์รายการในใบกำกับภาษีอย่างย่อ

มาดูกันดีกว่าว่าแล้วใบกำกับภาษีฉบับย่อที่มีหน้าตาถูกต้อง สามารถเอาไปใช้งานต่อได้จริงในทางบัญชีนั้นจะต้องมีส่วนประกอบอะไรบ้าง เพราะถือว่าเป็นเอกสารสำคัญถ้ามีข้อผิดพลาดแม้แต่นิดเดียวจะไม่สามารถใช้งานได้จริงเลย

  • ส่วนหัวบนสุดของกระดาษจะต้องประกอบไปด้วย ชื่อ (หรือชื่อย่อ) และ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลักของผู้ออกใบกำกับภาษี
  • ในส่วนของใบเสร็จรับเงินจะต้องมีคำว่า ‘ใบกำกับภาษีอย่างย่อ’ ต่อท้ายด้วยเสมอ
  • หมายเลขของใบกำกับภาษีอย่างย่อ / หมายเลขของลำดับเล่ม
  • ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้า/บริการ (สามารถออกเป็นรหัสสินค้าแทนได้)
  • ส่วนสำคัญ ! ราคาสินค้า หรือ บริการ จะต้องระบุชัดเจนว่า “รวมภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว”
  • วัน เดือน ปี ในวันที่ออกใบกำกับภาษี

** และข้อความอื่น ๆ ตามที่สรรพากรกำหนด **

ความสำคัญของใบกำกับภาษีอย่างย่อกับธุรกิจ

เป็นที่รู้กันว่ากระดาษใบกำกับภาษีเป็นหลักฐานที่ถูกต้องที่สุดแล้ว ที่เป็นตัวบันทึกว่าการซื้อขายสินค้าหรือบริการนั้นมีอยู่จริง มีความโปร่งใสและตรวจสอบได้ชัดเจน แต่ ขึ้นชื่อว่าเป็นกระดาษก็ย่อมมีความเสี่ยงที่วันใดวันหนึ่งข้อมูลอาจจะเลือนหายไปได้ เพราะฉะนั้นก็จำเป็นจะต้องเลือกกระดาษ Thermal Paper สำหรับปริ้นใบเสร็จที่ได้คุณภาพอย่าง ATCO ที่นอกจากจะปริ้นตัวอักษรคมและชัดเจนแล้ว ด้วยความเป็นกระดาษเกรดพรีเมียมนำเข้าจากประเทศเยอรมัน/เกาหลี ทำให้มีความคงทนยาวนานในการเก็บรักษาอีกด้วย

ความสำคัญอีกอย่างที่ใบกำกับภาษีจำเป็นต่อร้านค้าคือการเป็นเอกสารสำคัญที่ใช้ในการทำบันทึกรายการธุรกรรมการค้า พูดง่าย ๆ ก็คือสำหรับทำบัญชีรายรับ-รายจ่าย ที่นอกจากจะเพื่อให้สามารถเสียภาษีได้อย่างถูกต้องแล้ว ก็ยังเพื่อวางแผนปรับปรุงให้ธุรกิจของคุณเติบโตขึ้นด้วย

แต่ก็ไม่ใช่แค่การทำบัญชีเท่านั้นที่จะสามารถพัฒนาให้ร้านดีขึ้นได้ ใบกำกับภาษียังเป็นตัวช่วยสำหรับเก็บรวบรวมข้อมูลทางการค้า เพื่อให้เจ้าของกิจการสามารถบริหารให้ธุรกิจเติบโตได้

ขึ้นชื่อว่าเป็นเอกสารหลักฐานที่มีความถูกต้องและเชื่อถือได้มากที่สุด เพราะฉะนั้นใบกำกับภาษียังช่วยให้เจ้าของกิจการป้องกันการทุจริตความผิดทางกฎหมายที่อาจจะเกิดขึ้นได้อีกด้วย

นอกจากจะสร้างความถูกต้องต่อตัวเลขภายในร้านเพื่อให้ดำเนินกาจการได้อย่างราบรื่นแล้ว ใบกำกับภาษีที่ถูกต้องตามกฎหมายยังสร้างความน่าเชื่อถือในตัวกิจการนั้น ๆ สำหรับตลาดอีกด้วย เพราะการมีระบบจัดการภาษีที่ดีทำให้ลูกค้ามองเห็นความเป็นมืออาชีพในตัวธุรกิจนั้น ๆ อย่างแน่นอน

สุดท้าย สิ่งที่น่าจะเรียกได้ว่าสำคัญที่สุดแล้วต่อการมีอยู่ของใบกำกับภาษีก็คือการทำเอกสารให้ถูกต้องตามกฎหมายภาษีนั่นเอง

จะเห็นว่าใบกำกับภาษีฉบับย่อมีความสำคัญอย่างมากต่อคนทำธุรกิจในหลากหลายมิติ ตั้งแต่ที่เล็กสุดอย่างการทำรายรับรายจ่าย ทำเรื่องเบิกเงินให้พนักงาน ไปจนถึงเพื่อวางแผนให้ธุรกิจเติบโตในอนาคต เพราะฉะนั้นการเข้าใจข้อมูลเบื้องต้น (ไปจนถึงเชิงลึก) ของใบกำกับภาษีจำเป็นอย่างมากต่อเจ้าของกิจการ และแน่นอนว่าสิ่งที่จำเป็นไม่แพ้กันอีกอย่างคือการเลือกใช้กระดาษความร้อน Thermal Paper ที่ดีเพื่อเก็บข้อมูลสำหรับธุรกิจของตัวเองด้วย