26 พ.ย. พัสดุตีกลับ เกิดจากอะไร และรับมือได้อย่างไร
ในบรรดาปัญหามากมายของพ่อค้าแม่ค้าออนไลน์ สิ่งหนึ่งที่มักจะเจอกันบ่อยครั้งนั่นก็คือ “พัสดุถูกตีกลับ” ไม่ว่าจะเกิดจากความผิดพลาดของร้านค้าเองหรือความไม่สะดวกของลูกค้า แต่การที่ส่งพัสดุไปแล้วถูกตีกลับก็คงเป็นสิ่งที่พ่อค้าแม่ค้าไม่อยากเจอ แล้วการที่พัสดุสักชิ้นจะถูกตีกลับได้ มักเกิดจากอะไร ? และถ้าเกิดแล้ว เราจะมีวิธีรับมือกับปัญหานี้อย่างไร ? วันนี้ ATCO มีคำตอบ!
4 สาเหตุหลัก ๆ ที่พัสดุถูกตีกลับ
การที่พัสดุสักชิ้นจะถูกตีกลับได้ มีปัจจัยหลัก ๆ อยู่ 4 ประเด็นที่มักจะเกิดขึ้นอยู่บ่อย ๆ ได้แก่
ชื่อและที่อยู่ของผู้รับไม่ชัดเจน
ประเด็นแรกที่ทำให้พัสดุสามารถตีกลับคืนสู่ร้านได้ อาจเกิดจากความผิดพลาดจากร้านค้าและตัวพ่อค้าแม่ค้าเอง ในการเขียนหรือพิมพ์ชื่อลูกค้า/ผู้รับสินค้าไม่ถูกต้อง ตกหล่นและผิดเพี้ยนจนทำให้พัสดุถูกส่งผิดหรือาจถูกจัดส่งไม่สำเร็จ ปัญหานี้มักสืบเนื่องมาจากการไม่ตรวจเช็ก ไม่มีข้อมูล back up และไม่มีการจัดสรรข้อมูลลูกค้าที่ดี จึงอาจเกิดปัญหานี้และให้พัสดุถูกตีกลับได้ในที่สุด เป็นปัญหาที่พบได้บ่อยเป็นอันดับต้น ๆ
ไม่สามารถติดต่อผู้รับได้
การที่พัสดุตีกลับจากสาเหตุเจ้าหน้าที่ขนส่งไม่สามารถติดต่อผู้รับได้จนไม่สามารถนำจ่ายพัสดุได้ ส่วนใหญ่มักเกิดในกรณีที่ผู้รับหรือลูกค้า อยู่อาศัยในคอนโดที่ไม่มีระบบนิติบุคคลหรือเจ้าของคอนโดคอยรับพัสดุให้ ร่วมกับการที่เจ้าหน้าที่โทรติดต่อผู้รับแล้วไม่สามารถติดต่อได้ จึงทำให้ขนส่งไม่สามารถนำจ่ายพัสดุได้สำเร็จ และอีกส่วน อาจเกิดจากกรณีสินค้าชำระปลายทาง (COD) แล้วขนส่งไม่สามารถติดต่อผู้รับให้มาชำระค่าสินค้าก่อนนำจ่ายได้ จึงทำให้พัสดุจะถูกตีกลับได้นั่นเอง
ลูกค้าปฏิเสธรับของ
พัสดุถูกตีกลับจากสาเหตุผู้รับปฏิเสธการรับสินค้าหรือพัสดุ มักเกิดเป็นพิเศษกับกรณีที่ลูกค้าเลือกชำระแบบจ่ายปลายทาง (COD) เมื่อขนส่งนำจ่ายสินค้าแล้วผู้รับเกิดปฏิเสธไม่รับพัสดุ อาจด้วยเหตุผลที่หลากหลาย เช่น ผู้รับไม่สะดวกจ่ายค่าสินค้าแล้ว ค้นพบว่าสั่งผิดสี/ผิดไซซ์ หรือผู้รับเกิดเปลี่ยนใจกะทันหัน ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใด ก็ล้วนทำให้พัสดุถูกตีกลับไปยังผู้ขายได้
ไม่พอใจในสินค้า
พัสดุสามารถถูกตีกลับได้หากผู้รับไม่พอใจในสินค้า กรณีนี้อาจต่างกับข้อก่อนหน้าตรงที่ ผู้รับจะมีเหตุผลในการตัดสินใจไม่รับพัสดุจากตัวสินค้าที่ไม่เป็นไปตามที่คิด เช่น สินค้าไม่ตรงปก สินค้ามีการชำรุด แตกหัก เสียหาย หรือ ร้านค้าอาจส่งมาผิดไซซ์ ผิดสี ผิดไปจากที่ผู้รับได้ทำการสั่งซื้อไปก่อน นั่นก็เป็นอีกเหตุผลที่ทำให้ผู้รับเลือกส่งกลับพัสดุนั้นคืนร้านค้าได้ และร้านยังอาจเสียค่าใช้จ่ายในการเปลี่ยนคืนสินค้าให้อีกกับลูกค้าอีกครั้ง
วิธีรับมือเมื่อพัสดุตีกลับ ทำอย่างไรได้บ้าง
กรณีที่พัสดุตีกลับจากสาเหตุชื่อที่อยู่ผิดพลาดหรือไม่ครบถ้วน วิธีที่รับมือแก้ไขคือ ร้านค้า/พ่อค้าแม่ค้า ต้องคอยตรวจสอบชื่อและที่อยู่ให้ถี่ถ้วนเสมอ ตรวจสอบว่าลูกค้าให้ข้อมูลมาครบหรือไม่ ให้เบอร์ติดต่อมาด้วยหรือเปล่า เพราะสิ่งเหล่านี้สำคัญต่อเจ้าหน้าที่และบริษัทขนส่งอย่างมาก บางพื้นที่มีบ้านเลขที่ซ้ำกันหรือที่อยู่ที่เขียนชื่อในลักษณะคล้ายกันเป็นจำนวนมาก หากร้านตรวจพบว่าลูกค้าให้ข้อมูลไม้ครบหรือสุ่มเสี่ยงที่จะสร้างความสับสน ต้องรับติดต่อสอบถามลูกค้าโดยตรงแต่เนิ่น ๆ หรือทางที่ดีที่สุด ทางร้านควรมีแบบฟอร์มในการใส่ชื่อ-ที่อยู่ในการจัดส่งแต่แรก จะสะดวกต่อลูกค้าและง่ายต่อการตรวจสอบของร้านค้าอีกด้วย
ในกรณีที่ร้านค้าใช้เพียงกระดาษสติ๊กเกอร์แบบบางชนิดไม่กันน้ำ อาจทำให้ชื่อ-ที่อยู่ลูกค้าจางลงและเลือนหายได้ก่อนถึงจุดหมายปลายทาง ฉะนั้นร้านค้าควรหันมาใช้ใบปะหน้าพัสดุแบบสติ๊กเกอร์ที่สามารถกินน้ำได้ พิมพ์ข้อมูลแล้วตัวหนังสือคมชัด ไม่เสี่ยงที่จะเลือนหายระหว่างการขนส่ง เพื่อให้สะดวกต่อการนำจ่ายและป้องกันข้อผิดพลาดที่อาจเสี่ยงให้พัสดุถูกตีกลับได้ เช่น ไอเท็มดี ๆ จาก ATCO “กระดาษสติ๊กเกอร์ความร้อน” ที่สั่งทำพิเศษด้วยเทคโนโลยีจากต่างประเทศและวัตถุดิบคุณภาพสูง นำมาใช้พิมพ์ข้อมูลเป็นใบปะหน้าพัสดุได้ดีเยี่ยม สามารถใช้กับเครื่องพิมพ์ Direct Thermal รุ่นมาตรฐานได้หลายแบบ ไม่ต้องใช้หมึกก็สามารถพิมพ์ข้อมูลลูกค้าได้อย่างคมชัด ที่สำคัญ กระดาษนี้ยังมีคุณสมบัติกันน้ำ เหนียวทน ป้องกันรอยขีดข่วน ทำให้กระดาษและข้อมูลสำคัญจะไม่ฉีกขาดหรือเลือนหายระหว่างขนส่งแน่นอน!
เพื่อลดความเสี่ยงที่ขนส่งไม่สามารถติดต่อผู้รับได้ ทางร้านอาจจำเป็นต้องแจ้งรายละเอียดวันจัดส่งพัสดุ ระยะเวลาในการจัดส่งและวันที่คาดว่าพัสดุจะส่งถึง เพื่อให้ผู้รับเตรียมตัวล่วงหน้าในการรอรับพัสดุ หรือทางร้านอาจต้องพูดคุย ดีลวันที่ที่ผู้รับสะดวกในการรับพัสดุ วิธีนี้ก็สามารถป้องกันไม่ให้พัสดุตีกลับได้อีกทางหนึ่งด้วย
บ่อยครั้งที่ผู้รับปฏิเสธรับพัสดุจากสาเหตุสินค้าไม่ตรงตามที่สั่ง ดังนั้นร้านค้าจำเป็นต้องตรวจเช็กสินค้าให้ตรงกับออเดอร์ที่ลูกค้าสั่งเสมอและควรตรวจสอบให้ละเอียด ยิ่งออเดอร์ใดมีการสั่งซื้อหลายประเภทหรือหลายชิ้น ก็ควรตรวจเช็กให้แม่นยำ ทางที่ดี ร้านค้าอาจจำเป็นต้องพึ่งพาระบบสำรองข้อมูลหรือเก็บข้อมูลการซื้อ-ขาย เพื่อสะดวกและง่ายต่อการตรวจสอบ ป้องกันการสับสนสินค้าต่อคำสั่งซื้ออื่น ๆ
การตรวจเช็กสถานะพัสดุไม่ใช่หน้าที่ของผู้รับพัสดุฝ่ายเดียวเสมอไป แต่ร้านค้าสมัยใหม่ก็ควรใส่ใจในการติดตามสถานะพัสดุที่ถูกส่งออกไปด้วยเช่นกัน เพื่อความรวดเร็วในการแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้น เช่น พัสดุนำจ่ายไม่สำเร็จในครั้งแรกหรือพัสดุเกิดติดขัดมีปัญหา หากร้านค้าที่ติดตามพัสดุอยู่เสมอ ก็จะรู้ถึงปัญหาได้ในทันทีพร้อมแก้ไขปัญหาและสามารถติดต่อกับลูกค้าหรือขนส่งเพื่อตรวจสอบได้อย่างรวดเร็ว วิธีนี้สามารถช่วยลดความเสี่ยงที่พัสดุจะตีกลับมาได้
แนะนำอ่านต่อ : สารพัดปัญหาที่ร้านค้าออนไลน์แทบทุกร้าน “ต้องเคยเจอ”
แม้พัสดุตีกลับอาจไม่ใช่เรื่องใหญ่อะไรนักในการค้าขายออนไลน์สมัยนี้ เพราะการตีกลับของพัสดุอาจพบเจอได้บ่อย แต่หากปัญหานี้เกิดขึ้นซ้ำ ๆ ก็คงไม่ใช่เรื่องดี นอกจากเสียเวลายังต้องเสียค่าใช้จ่ายโดยใช่เหตุ แถมเครดิตร้านอาจหดหาย การจัดการร้านค้าให้ดีและมีวิธีรับมือที่ยอดเยี่ยมก็จะทำให้ร้านป้องกันปัญหาพัสดุตีกลับได้มากมายทีเดียว
